Terdapat pelbagai acara, mesyuarat, dan juga perjumpaan yang diadakan di dewan, dan juga bilik-bilik mesyuarat di KPJ Tawakkal KL Specialist Hospital yang memerlukan penggunaan komputer, projektor, mahu pun perkakasan lain seperti televisyen, printer, mikrofon, dan sebagainya. Oleh kerana terdapat jumlah perkakasan yang terhad di IT Services untuk penggunaan ini, satu sistem tempahan awal telah diwujudkan.
Sistem tempahan ini telah diwujudkan untuk mengelakkan pertindihan permintaan perkakasan. Pengguna yang ingin menggunakan apa-apa perkakasan dari IT Services perlu menempah 1 hari lebih awal, supaya kakitangan tidak kekurangan perkakasan semasa meletakkannya di lokasi yang diminta.
Pada awalnya, tempahan perkakasan dan dewan menggunakan buku log yang perlu disemak dan dilihat setiap hari. Namun pada hari ini, sistem kalender telah diadaptasi di mana pengguna boleh melihat sendiri tarikh, masa, dan lokasi tempahan perkakasan di masa nyata.
Sistem tempahan mengikut tarikh ini telah dibuat oleh En. Nazrin menggunakan Google Calender. Kalender ini telah dikongsi dengan pengurus unit, pengajar jururawat, ketua jabatan, pentadbiran, dan ramai lagi pengguna yang mahu menggunakan perkakasan dari IT Services.
Kakitangan IT Services yang bertugas pada waktu pagi akan memeriksa kalender ini setiap pagi, dan meletakkan perkakasan yang telah ditempah di lokasi dan waktu yang diminta. Dan mengambil semula perkakasan ini setiap petang atau selepas acara atau mesyuarat telah selesai.
